Implantação de ERP

A implantação de um ERP é estruturada através de um projeto, devido a sua complexidade e quantidade de recursos e atividades envolvidas.

Normalmente ela é realizada pelo próprio fabricante do software ou por uma empresa de consultoria denominada integradora.

Em ambos os casos, a equipe de implantação deverá ter profundos conhecimentos do sistema ERP e de técnicas de gestão de projeto.

Com base nestes conhecimentos a empresa implantadora deverá apresentar uma metodologia de implantação.

A metodologia de implantação estabelece as fases, os métodos e os recursos necessários para obter os resultados do projeto.

As fases irão definir os macro-processos da implantação.

Os métodos serão formados pelo conjunto de procedimentos definidos para cada fase.

Os recursos serão as pessoas, os equipamentos, as ferramentas e todo o material de apoio, necessários para a execução dos procedimentos.

Os resultados serão os requisitos, as premissas e os níveis de qualidade devidamente atendidos dentro do escopo, do prazo e do custo previamente estabelecidos na proposta/contrato comercial da implantação.

Em geral, as metodologias de implantação de ERP são divididas em três fases:
– estudo de implementação
– implementação
– entrada em produção

O estudo de implementação, também conhecido como fase de planejamento, define o que e como será implementado. O produto final desta fase é o plano do projeto devidamente aprovado.

A implementação é a fase de execução do plano de projeto. Os objetivos desta fase são a preparação do sistema, a validação das funcionalidades pelos usuários-chave e o treinamento para os demais usuários do sistema.

A entrada em produção é o início da utilização do sistema e o acompanhamento do seu funcionamento durante um período.

Estas fases possuirão sempre duas perspectivas de gestão:
– foco no produto
– foco no projeto

A gestão do produto se preocupa com as funcionalidades do ERP que está sendo implantado e a gestão do projeto envolve as áreas de conhecimento previstas pelas melhores práticas do PMBOK:
– escopo
– custo
– tempo
– qualidade
– custos
– comunicação
– integração
– recursos humanos
– aquisições e
– riscos

Por exemplo, um item nomeado como documentação, sob a perspectiva do produto provavelmente será um manual para utilização do ERP, a especificação funcional de uma personalização ou o desenho de um processo, enquanto que sob a perspectiva de projeto será o project charter, atas de reuniões ou o plano de projeto.

Sob a perspectiva de produto temos como principais objetivos:
– mapeamento dos processos de negócio da empresa
– estudo da aderência do ERP aos processos mapeados
– definição da parametrização
– definição de personalizações
– elaboração do plano de testes
– dimensionamento da infra-estrutura de TI (sizing)
– desenvolvimento das personalizações
– preparação dos ambientes de testes
– treinamento dos usuários
– simulação dos processos para validação das funcionalidades
– elaboração de manuais
– teste de carga
– disponibilização do sistema
– preenchimento dos cadastros
– carga de dados inicial
– utilização do sistema para novas transações

Sob a perspectiva de projeto temos como principais objetivos:
– entendimento da estrutura hierárquica da empresa
– identificação das pessoas-chave de cada processo
– elaboração da matriz de responsabilidades do projeto
– alinhamento do escopo (project charter e WBS)
– elaboração do cronograma
– elaboração do plano de comunicação
– elaboração do plano de projeto
– acompanhamento do planejado x realizado
– avaliação da efetividade das atividades
– gestão das aprovações das diversas etapas
– apresentação do andamento ao comite executivo do projeto
– gestão da execução do plano de projeto
– gestão das mudanças de escopo
– gestão de conflitos